Моделирование и оптимизация бизнес процессов-методы и пошаговое руководство

Зачем нужна

Прежде чем переходить к определению предлагаем разобраться в функциях этой новомодной управленческой стратегии. Для чего же она используется?

• усиления адаптационных показателей новых работников;
• повышения точности прогнозирования, планирования и проектирования;
• увеличения степени доверия и лояльности потенциальной целевой аудитории к фирме/бренду;
• достижения большей управляемости дела;
• улучшения рентабельности предприятия;
• налаживания внутренних связей и отношений, предупреждения споров и конфликтов;
• сокращения затрат, более рационального расходования ресурсов;
• закрепления личной зоны ответственности за каждым из работников.

Кроме того, оптимизация бизнес-процессов (ОБП) позволяет повысить качество работы, тем самым ускорив достижение поставленных целей и задач. Это довольно длительный и трудоемкий процесс, зависящий не только от мастерства исполнителя, но и от корректности совершения действий (последовательности, поэтапности). Один из ключевых нюансов, определяющих успех подобной деятельности, заключается в наличии четкого плана. Иными словами, все мероприятия должны организовываться в строго установленные сроки, быть регулярными.

Что можно оптимизировать

Суть ОБП сводится к максимизации выгод и минимизации расходов. Внедряя подобные концепции в деятельность предприятия, руководитель автоматически признает, что какие-то из рабочих процессов его не устраивают, нуждаются в корректировках. Что же конкретно может требовать изменений?

Во-первых, скорость. К примеру, работники долго обрабатывают поступающие заявки. Однако может быть и более серьезная проблема – обратная связь налажена так плохо, что огромные очереди возникают уже на моменте обращения. Иными словами, клиенту приходится тратить уйму времени только на то, чтобы иметь шанс рассказать о своей «боли».

Во-вторых, стоимость. Самый распространенный пример – дороговизна запуска процесса в первый раз. Также недостатки могут быть обусловлены большими издержками на выплаты заработной платы либо отсутствием заявок (производство останавливается, оборудование простаивает, люди не освобождаются от выполнения непосредственных обязанностей).

В-третьих, отсутствие контроля. Это одна из самых тяжело решаемых проблем, вызванная незнанием того, кто и что должен делать.

Первый шаг на пути к ОБП – понять, что конкретно вам не нравится. Далее, ставится цель, выраженная в числах, и предпринимается серия действий по ее реализации.

Как понять, что без оптимизации не обойтись

Успешный бизнес должен приносить максимум выгоды при минимуме затрат. В том случае, если:

• объемы извлекаемой прибыли вас не устраивают;
• издержки возрастают с каждым днем;
• целевая аудитория сокращается, клиенты бегут к конкурентам;
• отмечается высокая текучесть на производстве;
• кажется, будто вы много вкладываете, но не получаете никакой отдачи;

требуется провести серию оптимизационных мероприятий.

Если говорить о конкретных факторах, позволяющих вовремя понять, что дела в компании идут неважно, то здесь выделяют:

• нехватку финансов;
• низкую платежеспособность;
• большие задолженности по кредитам и займам;
• высокую вероятность наступления банкротства;
• финансовую нестабильность и неустойчивость;
• материальную зависимость от внешних источников;
• снижение показателей ликвидности;
• недостаточную окупаемость вложенного капитала (плохая рентабельность);
• частые внутренние корпоративные конфликты и столкновения.

Выявив хотя бы три проблемы из представленного списка, руководитель должен стать более чутким и настороженным, внимательнее следить за происходящим на предприятии, начать готовиться к проведению ОБП.

Примеры неэффективных бизнес-процессов

Ключевая причина снижения эффективности и неоправданно высокого роста затрат и издержек – неграмотное или некорректное управление. Например:

• Двойное руководство + конкуренция между начальниками. Зоны ответственности двух равноправных собственников перекликаются либо частично совпадают, что приводит к ожесточенным конфликтам и столкновениям. Поступающие распоряжения не согласуются между собой, что приводит к хаосу в среде сотрудников. Как результат – поручения выполняются с задержкой либо не выполняются вовсе, материальные затраты растут, эффективность снижается, клиенты остаются неудовлетворенными и уходят к конкурентам.
• Некорректная структура управления, в которой отсутствует обратная связь между отделами и подразделениями. Приводит к дублированию функцию, выполнению работниками одних и тех же задач.
• Сочетание высококвалифицированной и низкоквалифицированной деятельности. Подобные проблемы возникают, когда неграмотно составлено штатное расписание. К примеру, большая часть времени руководящих кадров отводится на простые функции, с которыми могли бы справиться те, кто находится в их подчинении.

Зная о наиболее типичных и распространенных ошибках, управленец может предупредить их появление в собственной компании.

Методы оптимизации в организациях

Разобравшись в том, когда и почему следует проводить ОБП, предлагаем ознакомиться с ее наиболее эффективными методиками. Позволяющие в максимально короткие сроки минимизировать издержки и максимизировать выгоды, они используются топовыми фирмами и корпорациями.

Снижение затрат

Данная стратегия включает в себя целую совокупность мер, среди которых:

• налаживание производственных процессов;
• работа с сотрудниками;
• планирование налоговых обязательств;
• реструктуризация инвестиционных операций;
• пересмотр кредитной политики;
• переход к автоматизации.

Оптимизационные мероприятия начинаются с уменьшения административных расходов. Так, например, руководство может существенно сэкономить, исключив возможность использования корпоративного транспорта в личных целях, предупредив случаи хищения служебного имущества, а также выбрав более демократичный тариф для мобильной связи сотрудников.

Еще один значимый инструмент – экономия на аренде, затраты на которую порой превышают 50% от общей суммы производственных операций. Осуществить это можно посредством проведения грамотных и продуктивных переговоров с арендодателем. Самое простое – предоставить ему сводную таблицу, в которой будут размещены аналогичные предложения, но по более низкой цене.

Усиление контроля

Любой управленец знает, как важно лично контролировать все процессы, происходящие на предприятии. Это одна из фундаментальных функций, позволяющая своевременно обнаруживать отклонения от заданного плана, мотивировать работников всех уровней не только на качественное выполнение собственных обязанностей, но и на достижение ставящихся перед ними задач (работа на результат).

Чего же может добиться руководство, усилив контрольную систему? Во-первых, выстроить качественную управленческую структуру, которая будет основана на инициативности и ответственности. Во-вторых, привить персоналу личную заинтересованность в реализации корпоративных целей, замотивировать его. В итоге все это приводит к повышению экономической эффективности, планомерному росту и развитию.

Нестандартные маркетинговые решения

Невозможно переоценить роль действенного маркетинга и продвижения в условиях агрессивной конкурентной среды. Принимая неочевидные и нетипичные решения в этой сфере, руководитель сможет существенно повысить спрос на свои товары и услуги, увеличить объемы продаж, а также создать положительный образ в глазах целевой аудитории, одновременно повысив уровень ее доверия. Кроме того, маркетинговые инструменты отлично работают на репутацию. Иными словами, с их помощью можно без особого труда «сделать имя» как на рынке, так и в бизнес-отрасли.

Как же проводится ОБП в этом случае? Первым делом подключаются все доступные каналы раскрутки и продвижения: оffline и online – реклама, упоминания в средствах массовой информации, встречи в рамках лекций, семинаров и прочих мероприятий. В последнее время особенно хорошо работают официальные сайты и аккаунты в социальных сетях.

Инжиниринг

Фактически, это консультационные услуги, призванные нормализовать производственные процессы, улучшить реализацию и сбыт продукции. Условно их можно подразделить на три группы: предпроектные (сводятся к аналитическому исследованию рынков, подготовке материально-технической базы); проектные (предполагают разработку генеральных и архитектурных планов, оценку возможных рисков и издержек); послепроектные (сюда входит обработка сопроводительной документации, при необходимости – организация торгов). Также выделяют подгруппу специальных услуг, которые определяются специфическими особенностями конкретного объекта.

Реинжиниринг

Как правило, данный метод используется, когда требуется радикальное и фундаментальное переосмысление деятельности компании. С его помощью удается довольно быстро увеличить эффективность производственно-хозяйственных и финансово-экономических отраслей, наладить соответствующую организационно-распорядительную систему. Среди ключевых инструментов – средства для сбора и аналитики проблемных данных, которые будут одинаково понятны как менеджерами, так и создателям-разработчикам.

Смысл методики сводится к:

• определению идеальных условий, в которых может процветать и развиваться производство;
• выявлению наиболее щадящего способа для перевода теоретической модели в практическую плоскость.

Особую значимость приобретает постоянный контроль, который и способствует непрерывному росту и совершенствованию.

Total Quality Management

Общеорганизационная теория, описывающая системное повышение качественных характеристик всех производственных процессов. Успешно стартовавшая много лет назад в Японии, она активно используется ведущими компаниями и корпорациями, позволяет в рекордно короткие сроки добиваться поставленных целей.

Ключевое положение TQM заключается в том, фирме следует работать не только над собственной продукцией, но и над внутренними связями и отношениями. В частности, она должна способствовать сплочению персонала, препятствовать зарождению конфликтных и спорных ситуаций.

Метод непрерывного совершенствования

Данная методика внедряется для повышения результативности корпоративной деятельности, уровня конкурентоспособности. Что примечательно, последний растет за счет улучшения производительных и адаптационных показателей.

Оптимизационные мероприятия проходят на всех уровнях, однако, фокус внимания сосредоточен на сотрудниках, осознающих зону собственной ответственности, поддерживающих идеи постоянного развития и самосовершенствования. Именно они рассматриваются в качестве основной движущей силы.

Что представляет собой метод оптимизации бизнес процессов – пример и пошаговое руководство

Выше мы уже подробно рассматривали факторы, определяющие необходимость проведения ОБП. Теперь предлагаем перейти от теории к практике и подробно разобрать алгоритм ее организации.

Первый шаг – определить цели и задачи. Иными словами, вы должны четко понимать, к какому результату стремитесь и что хотите получить в итоге.

Второй – выявить элементы бизнес – процесса. Любой процесс характеризуется определенными признаками и особенностями, узнать о которых вы сможете, только отыскав всех принимающих в нем участие. Таким образом, вы обязаны охарактеризовать объекты, субъекты, внутренние ресурсы, а также входы и выходы в систему.

Третий – дробление. Все функции должны быть равномерно распределены между отделами и подразделениями.

Четвертый – реализация. Определив теоретическую модель процесса, вы переносите ее в практическую плоскость.

Основные ошибки

Несмотря на то, что теме ОБП посвящены тысячи книг и статей, многие фирмы и предприятия продолжают совершать одни и те же ошибки. Какие именно?

• Кардинальные изменения. Как показывает практика, подавляющее большинство руководителей предпочитает сочетать оптимизационные мероприятия с фундаментальной реструктуризацией и модернизацией. Как итог – новые эффективные процессы не вырабатываются, а старые разрушаются, утрачивая какую-либо функциональность.
• Отсутствие четких целей. Невозможно проводить ОБП без понимания, какой результат вы хотите получить.
• Попытка создать утопию. Важно осознавать, что идеальных систем не существует. А потому, как бы сильно вы не стремились к идеалу, следует давать себе отчет в том, что он все-таки недостижим. Без этой, казалось бы, незначительной детали, есть высокая вероятность загнать персонал в состояние стресса, спровоцировать высокую текучку кадров.

Кроме того, нельзя забывать о человеческом факторе. Вы должны знать все слабые и сильные стороны своих сотрудников, чтобы понимать, смогут ли они справиться с возлагаемыми обязанностями.

Где найти специалиста по оптимизации бизнес процессов

Сегодня в тренде грамотное распределение и структурирование обязанностей, а потому руководители и топ-менеджеры все больше заинтересованы в квалифицированных наемных экспертах, способных самостоятельно организовывать и проводить ОБП. Почему это так актуально?

Во-первых, человек со стороны может максимально объективно и беспристрастно проанализировать ситуацию, на выходе предоставив качественные аналитические данные и сведения. Во-вторых, будучи не погруженным во «внутреннюю кухню», он способен взглянуть на происходящие свежим взглядом. В совокупности эти качества оказываются невероятно полезными и эффективными, помогают внедрять в производственную деятельность нестандартные инновационные методы, технологии и механизмы, а также пересматривать текущую финансовую и инвестиционную политику (порой весьма радикально).

Таким образом, оптимизировать бизнес процессы должны опытные высококвалифицированные эксперты со стороны. Только им под силу переосмыслить и проанализировать текущую ситуацию, выявить проблемные области и предоставить рекомендации по их устранению.