Оценка эффективности сотрудника-как рассчитать ключевые показатели KPI и что это такое

Постоянное совершенствование – вот залог выживания на современном рынке, где избалованный клиент игнорирует компании, не предоставляющие эталонного качества. Специалисты business-result расскажут об одной из популярных методик, как все время держать свое предприятие в необходимом тонусе, обеспечивать положительную динамику развития. Узнайте, как происходит и что представляет собой разработка KPI, ключевые показатели эффективности деятельности организации и система мотивации с примерами, как рассчитать данную величину, а что важнее – как именно ей пользоваться.

KPI, сложное простыми словами

Итак, перед нами совершенно новое понятие, Key Performance Indicators. Это разбор основополагающих индикаторов, которые сигнализируют о том, насколько эффективно происходит работа, существуют ли лишние издержки, достигается ли решение задачи в максимально короткие сроки и при минимуме затраченных ресурсов.

То есть, мы без труда сможем понять, на каком этапе у нас случается утечка. Где наблюдается просадка. Именно подобного рода «дыры», которые пожирают финансы, потенциал, время производства – это главная причина падения оборотного капитала.

Но потеря ресурсов может наблюдаться не только в деятельности компании в целом, но и среди отдельных сотрудников. Выполняет ли работник свои функции так, как это задумано. Если по финансовой стратегии определено, что отдел из трех кадров должен совершать 100 сделок в неделю, а он демонстрирует только 80, значит, мы наблюдаем падение эффективности на 20%. И нужно срочно выяснить, почему это происходит, какие шаги предпринять, чтобы исправить ситуацию.

Примечателен и тот факт, что данный показатель одновременно действует положительно на самого работника, выступая отличным мотивационным рычагом. Ведь индикаторы прямо свидетельствуют, за какие именно действия сотрудник получает свою плату. Черным по белому расшифрован регламент, где все кристально ясно. Сделал 100% плана – получил 40 тысяч рублей. Перевыполнил на 20%, пожаловала надбавка в 10 тыс. Уложился в более короткий срок, еще сверху 7. А если не справился с объемом, то 30% будет удержано.

То есть, мы выяснили, что показатель эффективности, премия KPI – это один из наиболее удобных методов не только оценки продуктивности, но и прямого мотивационного фактора для работника. Ему не нужно ломать голову над секретами надбавок, он видит каждое действие, которое оплачивается. И стремится соответствовать шаблону идеального сотрудника. Просыпается не только желание получить больше денег, что логично. Но и некий соревновательный дух, а также здоровая доля перфекционизма. Почему бы не получить максимум, если способ его приобретения наглядно показан.

Как нетрудно догадаться, главная проблема человека, который не хочет выкладываться на работе – отсутствие личной заинтересованности. Часто конфликт решается в форме надбавки, которая строится исходя из количества совершенных сделок. Но ведь в расчет можно брать намного больше показателей. 

Ключевые виды KPI сотрудника

Все существующие индикаторы и способы их формирования можно разбить по нескольким группам.

Целевые

Данные параметры повествуют о том, были ли достигнуты цели, поставленные в различном временном диапазоне. Существует несколько уровней планирования:

• Глобальная стратегия.
• Уровневая.
• Небольшие задачи с фреймом в пару дней.

И каждая из идей достигается на определенный процент, вплоть до 100%. Если не учитывается перевыполнение как отдельный элемент. Соответственно, группа индикаторов направлена на анализ того, насколько все эти уровни целей были достигнуты за данный отрезок времени.

Финансовые

Основной довод – прибыль. Полноценное исследование полученных дивидендов, превалирование дохода над расходами. Или дефицит бюджета. И выявление всех критериев, которые к этому привели. В условиях рассмотрения деятельности конкретного сотрудника, разумеется. А также расчет общего показателя по всему отделу, филиалу или проекту в целом.

Клиентские

Группа строится на фидбеках. В основном собирается материал о том, насколько целевой клиент был удовлетворен. Число повторных обращений, среднее время заказа одного человека, эффективность прохождения воронки продаж и многие иные аспекты.

Процессные

Разбор процедуры исполнения рабочего плана. Как протекает сам процесс, существуют ли моменты, которые его замедляют. Благодаря глубокому изучению вопроса, можно выявить элементы, которые нужно доработать или даже исключить из привычного регламента. Чтобы повысить оперативность исполнения на ощутимый процент.

Критерии развития

Этот аспект строится на том, насколько стабильно и динамично развивается проект в определенной плоскости. А именно, в плане персонала. Существует ли «текучка» кадров, ее высота, почему сотрудники не удовлетворены своей работой. Продуктивен ли каждый конкретный работник, соизмерима ли заработная плата человека и его положительный эффект для компании в целом.

Ключевые показатели результативности, достоинства и недостатки

При достижении бизнесом некоторого предельного размера, анализировать, улавливать индикаторы просто навскидку, без системы учета и упорядочивания – нереально. Одно дело вести записи о пяти сотрудниках, другое – о сотнях.

Поэтому на определенном этапе роста KPI понадобится каждому бизнесу. И нет никакой разницы, в какой именно сфере функционирует предприятие. Законы рынка остаются неизменными, правила эффективности – тоже. Ровно как и психологические аспекты человека.

Внедрение позволит достигнуть новых высот, но и потребует полновесных жертв. Давайте посмотрим на плюсы и минусы, которые ожидают бизнес после использования системы.

Положительные моменты:

• Точный расчет эффективности деятельности предприятия. Причем не только общие цифры, но и конкретика по каждому отдельному сотруднику. Что может стать наглядной демонстрацией профессиональной непригодности. Или, напротив, звоночек о том, что работник показывает очень высокие результаты, и ему срочно необходимо повышение, пока он не ушел к конкурентам.
• Прекрасная база для создания новых стратегий развития, планов по проведению мероприятий и их направлению. Конкретных схем для решения возникших задач. Это детальный разбор и анализ, с помощью которого можно постоянно корректировать вектор движения стратегического курса.
• Также, расчет выполнение KPI сотрудников позволит своевременно замечать ошибки и устранять их. Отслеживать в постоянном активе все недочеты, потери, недоработки. Еще на том этапе, пока они не превратились в серьезную проблему, которая может сказаться на всем развитии в целом. А также оперативно замечать закономерности, которые проявляются в работе штата.
• Способ легко оценить эффективность новинок, внедряемых на каждом этапе. Что из новшеств положительно или негативно сказывается на результативности сотрудников.
• Установление правил личной ответственности исполнителей за качество своей работы.

К недостаткам же можно отнести:

• Для полноценного внедрения данной системы придется вложить огромную долю финансовых средств. Если большинство учетных операций этого стиля обычно нельзя назвать затратными, то тут иная ситуация.
• Необходим точный расчет количественного и качественного фактора показателей. Ведь если их слишком много, то часть может начать игнорироваться. Это ненужное усложнение. Кроме того, существует вероятность возникновения противоречий между индикаторами. Что же касается качественного фактора, то важно сделать показатели равноценными между собой.
• Введение – это сложная задача, которая занимает значительное количество времени. Да и предварительные проверки условий также могут сильно затянуть процесс.

Процедура внедрения, этапы разработки

Итак, что такое показатели KPI в зарплате сотрудников – это ключевые моменты, функции, за достижение которых следует денежное вознаграждение. Соответственно, система направлена исключительно на штат. И от него же зависит то, насколько легко или сложно будет происходить введение.

Сама процедура строится обычно из трех этапов. Это анализ и разработка, тестирование, внедрение. И самая трудозатратная стадия, как ни странно, заключается в тесте. Стоит объяснить каждому сотруднику, что новая система – это благо для них. Она позволит легко рассчитывать собственный доход, быть уверенным, что труд будет оценен по достоинству. Иначе, если работники воспримут новшество «в штыки», то пользы от системы не будет.

Принципы и правила

Есть несколько нюансов, которые могут изрядно упростить внедрение, если их соблюдать. Это:

• Не более 10 ключевых индикаторов. Как для результативности, так и эффективности. Для оценки производственного уровня можно использовать до 80.
• Каждое подразделение должно получать достаточное количество ресурсов для осуществления эталонной деятельности.
• Лояльное отношение к сотрудникам. А лучше, вовлечение их в процесс. Необходимо заинтересовать потенциальных партнеров.
• Выявление приоритетных направлений. Следует отдавать большую часть ресурсов именно на них.

Ключевые ошибки

Можно выделить две главные группы.

• Первая строится на недостаточной информированности людей. И, как следствие, отсутствие у них нормальной вовлеченности. Оставаясь консерваторами, старожилы предприятия не хотят таких перемен. И если их вовремя не переубедить, могут быть проблемы.
• Вторая строится на отсутствие нормальной связи между параметрами. И частью из них в итоге начнут пренебрегать, они будут конкурентными по отношению друг к другу.

Как корректно рассчитать, формула

Существует несколько вариаций. Но за общую принято брать такое выражение:

Где:

• F – результат;
• C – пороговое значение, его минимум;
• D – установленный регламентом уровень, который должен быть достигнут.

Положение о KPI на предприятии, образец-пример для различных специальностей

А теперь посмотрим, как это работает. Возьмем для наглядности магазин по продаже одежды:

Направление	Необходимый результат	Текущее состояние	Уровень эффективности
Общий размер реализации	1, 5 млн	1, 76 млн	116%
Количественный фактор кросс-продаж	50	41	82%
Численный показатель повторных заявок	100	91	91%

Или отдел по работе с клиентскими обращениями:

Направление	План	Итог	Уровень
Работа с заявками	120	110	92%
Количество высоких оценок операторов	60	90	150%
Число дополнительных переходов	30	10	33%

Посмотрим на отдел доставки цветов:

Направление	План	Итог	Уровень
Доставка букетов	457	534	117%
Кросс-продажа	123	143	116%
Повторная заявка	89	42	47%

А также показатель может определяться исходя из иных критериев. К примеру, стоит рассмотреть, как уровень надбавки будет варьироваться, если изменяется параметр выполнения заданного объема работы в определенной временной перспективе. Возьмем месяц для наглядности. Ведь большая часть работников по трудовому договору получает именно ежемесячную оплату.

И лишь при полном исполнении, надбавка сразу прыгает до единицы. То есть, недобрав всего один процент, человек лишается серьезного количества финансовых средств. Что стимулирует четко ориентироваться на поставленную задачу. Это может быть и жесткая мера, но она надежно исключает провал плановых целей. С другой стороны, если сотрудник почувствует, что в конкретном месяце уже недобирает до 100, он может потерять мотивацию стараться в принципе.

Индекс реализации	Размер премиального бонуса
Менее 70%	0
От 70 до 80%	0.5
От 80 до 90%	0.6
От 90 до 99%	0.7

Примеры использования в разных брендах

Одной из ярких иллюстраций может стать сеть магазинов «Магнит». Буквально за несколько лет функционирования системы, предприятие серьезно улучшило свои позиции на рынке, повысило прозрачность сделок, а также сильно снизило текучку кадров.

Но еще более впечатляющей демонстрацией станет балльная схема «5+», которую уже девять лет с успехом применяет Сбербанк. Их продукт в корне отличается от упрощенных вариантов конкурентов, задействуя массу показателей. Они граничат друг с другом, не перекрывая, не затмевая, а лишь логично дополняя. Более того, в системе награждения есть масса переменных и способов дотации. Ведь, КиПиАй, критерии оценки эффективности работы сотрудников персонала, что это, как не метод повышения отдачи каждого работника. И зная это, Сбербанк ввел перечень вознаграждений, который включает денежные выплаты, бесплатные путевки, возможность конструирования собственного графика, лишние оплачиваемые выходные дни, посещение бассейна или спортзала. И сам работник лично выбирает, какая дотация ему по душе.

 Все гениальное, и правда, просто.

Место в планировании деятельности компании

Стоит четко понимать, что система – это база. Огромное и удобное хранилище для анализа данных, которое позволяет не только выявить ошибки или сложные моменты в работе фирмы. Оно помогает планировать будущую стратегию. Именно этот каскад сведений и даст возможность в принципе задуматься о том, как дальше развивать свой проект. Ведь сильные и слабые стороны будут видны беглым взглядом. 

Как мотивировать персонал на выполнение норм KPI

Разумеется, для этого нужно лишь донести все преимущества новой формулы. Если с этим есть сложности, всегда можно обратиться к профессионалам, которые смогут провести обучающие тренинги, поработать над мотивацией.

И специалисты business-result всегда готовы в этом помочь.

Но суть в том, что KPI по всей логике уже выгодна персоналу. Он просто об этом не знает. А вот если пользы, как таковой нет, то разработка на каком-то этапе зашла в тупик, и стала двигаться не в общих интересах, а лишь во благо руководству.

Подведем итоги

Мы разобрали, что такое КПЭ сотрудника. Выяснили, чем полезен этот комплекс, как он влияет на развитие всего предприятия. А также дали парочку наглядных расчетов. Но всегда стоит помнить, что нельзя просто взять готовый коробочный пакет и без всякой оптимизации реализовать его у себя в бизнесе. Слишком много особенностей существует у каждой компании. Всегда понадобится либо проводить адаптацию, либо разрабатывать с нуля вариацию под собственные нужды.