Построение отдела продаж с нуля: как построить и организовать эффективную работу в команде

Идеальное формирование

Прежде чем говорить о выстраивании центра, следует разобраться, каким он должен быть. Можно выделить такие особенности:

• Все менеджеры одного уровня, нет «звезд». Реализация зависит не от определенного человека, а от слаженной работы коллектива.
• Деятельность прозрачная, все показатели просматриваются.
• Масштабируемость при расширении.
• Все подразделения свободно взаимодействуют между собой.

Способы создания

Можно выделить три действенных метода:

• Нанять квалифицированных специалистов.
• Спроектировать самостоятельно.
• Обратиться к профессионалам.

Компания «Business-result» предлагает комплекс услуг по развитию бизнеса. Они точно знают, как построить работу отдела продаж. Сотрудники помогут наладить деятельность существующего подразделения или сформировать его. В спектр входит:

• Подбор и адаптация новых работников.
• Проектирование и введение скриптов.
• Создание эффективной схемы мотивации.
• Обучение и повышение квалификации менеджеров.

При этом гарантируется качественное выполнение услуг, так как специалисты нацелены на результат.

Алгоритм построения

Процесс включает несколько этапов:

• Анализ имеющихся ресурсов, главный из которых – финансы. Лучше иметь денежный запас примерно на 3 месяца. За этот период работа отдела обычно окупается. Основными тратами будут: заработная плата сотрудников, аренда помещения, телефонное обслуживание с возможностью фиксации и записи разговоров.
• Регламент процессов. Зачастую данный этап пропускается, так как деятельность может формироваться не в указанной последовательности. Это связано с тем, что каждый специалист использует свои методы. Со временем схема станет единой и эффективной. Но время – слишком дорогой ресурс, поэтому следует заранее продумать набор базовых документов для отдела. Регламент – это подробное и доступное отображение действий, которые обязаны регулярно обновляться.
• Проработка кадровой политики. Прежде чем решать, как открыть отдел продаж с нуля, рекомендуется понять: основная работа будет возложена на молодых активных специалистов, готовых учиться всему новому или на профессионалов, давно знающих рынок. Многие выбирают второй вариант, так как боятся сталкиваться с новичками. Компания «Business-result group» подбирает сотрудников, которые готовы показывать результат, обучает их и контролирует деятельность до получения стабильной прибыли.
• Определение инструментов управления. Контроль нужен даже для самых надежных и квалифицированных работников. Это не должны быть навязчивые проверки, постоянные отчеты. Сводная информация о труде продажника и так будет очевидна.

Этап 1: Цель

С чего начать эффективное построение отдела продаж. Для начала следует разобраться: какой результат необходим в итоге. С учетом этого и выбирается подход. Если предприятие не масштабное, то достаточно просто определить желаемую сумму. Когда есть желание стать лидером в сегменте, то придется хорошо поработать.

1.1 Стратегическая

В данной ситуации подразумевается развитие системы за определенный продолжительный срок. Он может составлять от 5 до 30 лет. Важно учитывать также стратегию роста компании в целом.
Результат выглядит как график с конкретными целями на долговременный период.

1.2 Финансовая

Она более понятна и четко показывает, каким должен быть результат. Для построения плана потребуются цифры, определяющие данные продаж за месяц, квартал, полгода или год. Кроме этого, нужно знать примерное количество клиентов за указанный срок, оборот, валовую и чистую прибыль.
Важно указать и те цифры, к которым следует стремиться. Чем конкретнее устанавливается цель, тем проще будет ее добиться. Должно быть четкое понимание того, сколько товара или услуг надо продать, какое количество сделок совершить за указанный период.
Самая распространенная ошибка, способная погубить любое планирование – это желание поработать без опоры, оставить составление на потом. Запланированная последовательность действий – это залог успеха.

1.3 Цель сотрудника

Так принято называть личный план работника за определенный промежуток времени. Обычно на рассмотрение берется месяц, квартал, полугодие или год. В исключительных случаях можно рассмотреть день, неделю. Это зависит от специфики организации.

Трафик

При планировании важно продумать каналы продаж, которых более 20 вариантов. Следует понимать, что нет универсального выбора, все напрямую зависит от сферы деятельности. Определиться помогут следующие советы:

• Анализировать работы более успешных конкурентов.
• Рассмотреть компании из смежных отраслей. Дело в том, что даже небольшой перенос может кардинально изменить уровень прибыли.
• Вносить корректировки с учетом целевой аудитории.
• Проверять каналы конкурентов, что выявит и чужие ошибки.
• Систематически изучать действенность инструментов для создания постоянного трафика, так как данный показатель способен меняться под воздействием многих факторов.

Этап 2: Структура

Существует большое разнообразие систем, позволяющих понять, как создать отдел продаж с нуля, от самых элементарных до сложнейших, где, кроме руководителя, прописываются функции и для других работников.

2.1 Одноступенчатая

В среднем в штате имеется 4-6 менеджеров. Это наиболее простая схема, отлично подходящая для малых предприятий. Особенность заключается в том, что управляющие обязаны поддерживать контакты с клиентами.

2.2 Двухступенчатая

Здесь обязательна организация двух отделов: привлечения и по работе с потребителями. Сначала первый отфильтровывает всех потенциальных покупателей, а второй уже начинает заключение сделок.

Этап 3: Расходы

Финансовые показатели – это основа любого предприятия. Поэтому прежде чем разбираться, как правильно организовать отдел продаж с нуля, нужно разработать точный финансовый план, который будет показывать все возможные затраты в разные периоды.

3.1 Капитальные

В данной статье отражаются расходы длительного пользования. Это могут быть траты на приобретение недвижимости, оборудование, транспортные средства. Все следует вывести в таблицу, где указывается наименование, стоимость единицы, необходимое количество и итоговая цена.

Пункт расходов	Сумма	Количество	Общая стоимость
Компьютерный стол	3500	10	35000
Офисный стул	2000	10	20000
Ноутбук HP 17	24700	10	247000
ПО всего отдела	34000	1	34000
Телефон мобильный	5500	10	55000
ИТОГ	168700

3.2 Прямые

Это те показатели, которые напрямую связаны с реализацией продукта. Например, оплата труда персонала, реклама. Вся информация также сводится в единую таблицу.

Вид расхода	Стоимость	Численность	Общая стоимость
Заработная плата служащих
Сисадмин	21500	2	43000
Менеджер	32000	13	416000
Руководитель	43600	1	43600
Мобильная связь	100	500	50000
Интернет	15000	—	15000
ИТОГ	567600

3.3 Непрямые

Они могут быть косвенно связаны с продажами. Как правило, в данную статью относят аренду, коммунальные услуги, различные материалы. Это то, что необходимо для всего предприятия в целом.

3.4 Другие расходы

В любом случае появляются непредвиденные траты. Это также должно учитываться при планировании. Рекомендуется их разграничить:

• Организация. Средства, требующиеся на создание подразделения.
• Запуск. Подразумеваются мероприятия, после которых сотрудники начнут свою деятельность.
• Маркетинг.

Этап 4: Организация построения работы отдела продаж

Большинство компаний не приходят к ожидаемому результату по одной причине: некачественное выполнение внутренних документов. Этому вопросу следует уделять должное внимание.

4.1 Взаимодействие

Потребуется установить контакт с бухгалтерией для своевременной обработки счетов. Отсутствие связи с маркетологами быстро снизит показатели, а затягивание сроков при оформлении договоров и соглашений в юридическом отделе может и вовсе стать главной причиной провала.
Выход из положения один: следует разработать формы документов для взаимосвязи сотрудников и обучить персонал пользоваться ими. Это не такое большое количество бумаг, но оно поможет ускорить работу, избежать личных конфликтов между работниками.

4.2 Документация

Каждое действие кадра документируется. Это поможет в дальнейшем выявить выгодные шаги и ошибки. Более того, такие меры исключат фразы «мне не говорили», «где это написано», «мы не обсуждали», «я не должен это делать».
Потребуется внушительный пакет бланков, который имеет такую структуру:

• Организационные: стандарты, регламенты, построение бизнес-процессов.
• Трудовые: должностные инструкции для каждого сотрудника, договоры на обучение или повышение квалификации, правила внутреннего распорядка.
• Договорная документация.
• Прайс-листы.

Все бумаги находятся в свободном доступе у менеджеров, которыми они должны уметь пользоваться. Пакет может меняться с учетом деятельности предприятия. Уменьшаться он не будет, а вот расширение вполне возможно.

Этап 5: Мотивация персонала

Инструменты стимулирования – это необходимость в отделе продаж. Например, если у сотрудника высокая заработная плата, ему будет комфортно, то показатели сбыта начнут стремительно падать. Этот факт уже много раз доказан на практике. Поэтому очень важно хорошо продумать мотивационные способы. Оплата труда коллектива должна формироваться из таких принципов:

• Фиксированная часть – то, что работник получает в любой ситуации.
• Плавающая. Это может быть процент от прибыли определенный или увеличивающийся. Например, чем больше продано, тем выше сумма, которую получит менеджер.
• Бонусы. Их стоит продумывать в зависимости от направления работы компании, индивидуальных возможностей.
• Премирование.

Сотрудник должен сам без труда рассчитывать, сколько он получит денежных средств, понимать, что следует сделать для повышения заработной платы.

Этап 6: Компьютеризация (контроль и автоматизация)

Высокий уровень продаж крупных корпораций достигается во многом благодаря передовым технологиям, инновационным возможностям автоматизации. Компьютеризация необходима для полной проверки и повышения эффективности.

6.1 CRM

Системы дают импульс наладить контакты с клиентами, вести контроль внутри организации, быстро собирать отчетность. Это поможет выстроить работу отдела продаж с нуля.

6.2 IP-телефония

Необходимость опции не обсуждается, так как любое подразделение много времени проводит именно с телефоном. И этот процесс также нужно контролировать. Конечно, это дополнительная статья расходов, которая зачастую остается непонятной многим руководителям. Но такое решение позволит следить за действиями коллектива и повышать эффективность.

Система отчетов

Если нет строго контроля, то не будет и ожидаемого результата. Цифры помогут определить качество работы и подскажут варианты дальнейшего развития. Есть целый перечень показателей, демонстрирующих, как организован отдел продаж. Причем выполнять это нужно с первого дня и ежедневно.

7 отчетов по воронке

К данной категории можно отнести следующие:

• Появление новых клиентов. Это может использоваться и для выявления целевой аудитории, ее расширения.
• Информация о текущих покупателях.
• Данные о продаваемых продуктах.
• Оценка каналов продаж.
• Анализ целевой аудитории.
• Работа каждого менеджера.

Ежедневные отчеты

Сотрудникам придется сдавать такие данные по оплатам:

• Планирование на неделю.
• Фактически за определенный день.

Совещания

В обязательном порядке нужно проводить сборы сотрудников. К ним относят:

• планерку в начале рабочей недели;
• пятиминутки в течение дня (время и количество определяется индивидуально, но носит обязательный характер).

ABCXYZ-анализ

Он позволит разделить клиентскую базу на 9 основных групп по двум критериям:

• Количество (ABC). А – это покупка больших объемов товара, В – средних, С – маленьких.
• Частотность (XYZ). Х – систематические, Y – редкие, Z – единое приобретение.

Важно отслеживать перемещения клиентов из одной категории в другую.

Этап 7: Набор персонала

Наиболее сложное и неприятное дело для руководителя, столкнувшегося с необходимостью понять, как сформировать отдел продаж с нуля. Требуется посмотреть множество кандидатур, выбрать стоящие, провести собеседование. Кадры часто не заинтересованы в получении должности, и все начинается сначала. Но избежать этого этапа не получится.

7.1 Руководитель

Практически правая рука директора, и, возможно, это не один, а несколько людей. Не стоит откладывать наем координатора до лучших времен. Они не настанут, пока работа подразделения не будет налажена.

7.2 Менеджеры по продажам

Отличного управляющего в новый отдел найти вряд ли удастся. Такие люди знают свое дело и редко меняют компанию. Более того, их ценят, обеспечивают комфортными условиями и не отпускают в другие фирмы. Поэтому придется набирать неопытных работников и обучать.
Выбирать нужно тех, кто будет стремиться продать, а не гадать, почему же оно не продается. Людей следует учить психологии, мотивировать. Это обеспечит высокие показатели в дальнейшем.

Этап 8: Обучение персонала

Обучать нужно буквально с первого дня работы. Не стоит рассчитывать на уже имеющийся у менеджеров опыт.
Образование никогда не будет окончательным или временным. Хороший управленец учится всегда, получает навыки, повышает квалификацию, проходит тренинги. Обязательно нужно планировать 2 типа обучения:

• Первичное для новеньких, которое сводится к знанию продуктов, системы продаж, изучению компании и основных процессов. Сюда же можно отнести наставничество, когда новичка контролирует более опытный сотрудник.
• Повышение квалификации. Это, как правило, разного рода тренинги, деловые игры, прослушивание обучающих видеозаписей.

Руководитель также должен постоянно обучаться и развиваться. Если директор не разбирается в каком-то вопросе, то скоро он перестанет быть авторитетом для подчиненных.

Этап 9: Вечные допилки

Правильно выстроенный отдел продаж – это старт. Настройка действенной системы – это непрерывное сотрудничество с другими подразделениями. В дальнейшем улучшить работу помогут такие решения:

• Конкурсные программы для коллектива с получением денежных подарков.
• Планерки, на которых будут разбираться достоинства и недостатки деятельности сотрудников.
• Карьерный рост доступен каждому.
• Повышение мотивации.
• Тайные покупатели – они помогут контролировать менеджеров.
• Регулярный выбор лучшего кадра. Победитель должен получать какие-то бонусы.
• Наличие мотивационной доски, отображающей результаты деятельности всего коллектива.

Если возникает вопрос, как построить эффективный отдел продаж с нуля, то лучше обратиться к специалистам «Business-result group». Они рассчитают все показатели для достижения цели, подберут и обучат менеджеров, обеспечат контроль эффективности выполнения должностных обязанностей.